会社のバックアップ、本当に戻せますか？小さな会社で確認したい保存と復元の基本

「会社のデータは外付けの機器に保存しているから大丈夫」。そう思っていても、必要なデータが保存されていなかったり、故障したときに戻し方が分からなかったりすることがあります。

バックアップは、大切なデータの予備を別の場所に残すことです。確認したいのは、保存しているかだけでなく、必要な時点のデータを実際に取り出せるかどうか。この記事では、会社やお店の責任者が、社内の担当者や契約中のIT業者と確認したいことを整理します。

まず確認したい４つのこと

①何を保存しているか　②どこに、いつ保存されたか　③保存先が故障や不正な操作の影響を受けないか　④実際に戻せるか。この４つが分からなければ、まず管理している人や契約中の業者に尋ねましょう。

バックアップが必要なのは、ウイルス対策のためだけではありません

パソコンや共有機器の故障、誤って消したファイル、更新時の失敗、災害などでも、仕事に必要なデータが使えなくなることがあります。悪意あるプログラムによってファイルが使えなくなる場合もあります。

予備があれば復旧の助けになりますが、保存の仕組みや被害の範囲によっては、すべてが元通りになるとは限りません。バックアップは情報漏えいを防ぐ対策とも別に考えましょう。

何を保存しているか、仕事の流れから確認する

会社の責任者は、請求書や見積書、顧客情報、会計データ、業務で使う写真や図面など、失うと困るものを書き出してみてください。パソコンの中だけでなく、共有フォルダ、クラウド、メール、業務ソフトのデータも確認します。

その一覧を、保存を管理する社内担当者やIT業者に見せ、「これらはどこに、どの頻度で保存されていますか」と尋ねましょう。業務ソフトはファイルだけでなく、設定やデータベースの保存が必要な場合もあります。

クラウドや外付け機器にあるだけで安心できる？

クラウドで複数の端末に同じファイルを表示する仕組みは便利ですが、削除や変更がほかの端末にも反映されることがあります。過去の状態に戻せる機能があるか、保存期間や対象は何かを、サービスの契約内容と設定で確認しましょう。同期とバックアップは同じ意味ではありません。

外付け機器や社内の共有機器も故障します。また、常時接続されている保存先は、端末の感染や不正な操作の影響を受ける場合があります。保存先を分ける方法や接続を制限する方法を、業務に合う形で担当者や業者と検討してください。

いつのデータに戻せるかを確認する

毎日保存されているつもりでも、途中で失敗していたり、古いデータしか残っていなかったりすることがあります。担当者に、最後に成功した日時、失敗した場合の通知先、過去のデータを何日分残す設定かを確認しましょう。

どれくらい前までの作業を失うと困るかは、仕事によって違います。たとえば前日までの請求データに戻せればよいのか、数時間分の入力も失えないのか。責任者が業務上の許容範囲を決め、担当者に保存間隔を相談することが大切です。

保存したデータを、実際に戻せるか試す

IPAは、バックアップしたファイルを定期的に復元できるか確認するよう案内しています。復元とは、保存していた予備から、必要なファイルを取り出して使える状態に戻すことです。

社内担当者や契約業者に、試験用の場所へ代表的なファイルを戻し、開けるか確認してもらいましょう。業務で使っている本番のデータを上書きしないよう、試す場所と手順を先に決めます。業務ソフトは、ファイルが見えるだけでなく、必要な機能が使えるかまで確認が必要な場合があります。

確認した日、対象、結果、次回の予定を記録し、失敗した場合は担当者と原因を確認します。実際の復旧時に誰が連絡し、誰が作業するかも決めておくと安心です。

IT担当者や業者にそのまま聞ける質問

「会社のデータについて、何がどこに保存されていて、最後にいつ成功しましたか。過去の何日分を戻せますか。復元を試したことはありますか。パソコンや共有機器が故障した場合、誰に連絡すればよいですか。」

契約している業者がいても、バックアップが契約範囲に含まれるとは限りません。対象、復旧作業の範囲、連絡先、費用は契約書や業者への確認で整理しましょう。

よくある見落としを、具体例で確認

例１：外付け機器にコピーしていたが、更新が止まっていた。 毎週コピーしているつもりでも、担当者の異動後に作業が止まることがあります。責任者は保存先の最終更新日だけで判断せず、担当者に実際の成功履歴と対象フォルダを確認してもらいましょう。

例２：共有フォルダは保存していたが、担当者のPCにある見積書は対象外だった。 各自のデスクトップやダウンロードフォルダに仕事のファイルを置いていないか、従業員に確認します。大事なファイルの保存場所を決め、バックアップの対象に入っているか管理者に確認してもらいます。

例３：クラウドから削除したファイルが別の端末からも消えた。 同期の設定によっては削除が反映されます。管理者はサービスのごみ箱や履歴で戻せる期間を確認し、必要な期間に足りるか、別の保存方法が必要かを検討しましょう。

今日からできる、確認の進め方

ステップ１：止まると困る仕事を挙げる。 経営者や責任者は、請求、予約、顧客対応などを挙げ、それぞれに必要なデータと保存場所を担当者に聞きます。分からない場所は「不明」のまま残して構いません。

ステップ２：保存の現状を確かめる。 IT担当者や業者に、対象、保存先、最後の成功日時、失敗通知、保存期間を確認してもらいます。クラウドや外付け機器それぞれの管理者も記録します。管理画面のパスワードを一覧表に書く必要はありません。

ステップ３：戻す練習を依頼する。 管理者が、テスト用の別の場所に代表的なファイルを復元し、開けることと内容を確認します。顧客情報を含むデータを使う場合は、閲覧できる人や保存先を制限し、試験後の扱いも決めてください。作業前に本番データを上書きしない手順を確認しましょう。

ステップ４：結果を残し、次回を決める。 責任者は「確認日・対象・戻せたか・担当者・次回予定」を記録し、失敗した項目の対応を担当者や業者に依頼します。機器やソフトの変更後にも、対象や手順が変わっていないか確認しましょう。

保存先を考えるときのポイント

同じ場所にあるパソコンと外付け機器だけでは、火災や水害などで両方を失う可能性があります。別の場所にも予備を保管できるか検討しましょう。外部に保存する場合は、紛失や不正閲覧を防ぐため、暗号化やアクセス権限の管理も重要です。

保存先を分けても、管理用のアカウントが共通で乗っ取られると両方に影響することがあります。管理者は、保存先に誰がアクセスできるか、多要素認証が使えるか、削除や変更の権限が必要以上に広がっていないかを確認してください。

外付け機器を取り外して保管する方法も選択肢ですが、取り外し中は自動保存されないことがあります。担当者と保存の頻度、接続・取り外しの手順、失敗を確認する方法を決めましょう。業務や機器の仕組みに合った方法を選ぶことが大切です。

よくある質問

Q. 外付けの機器に保存していれば十分ですか？　A. 故障や誤操作などに備え、対象データ、保存状況、保存先の分離、復元できるかを合わせて確認しましょう。機器があるだけでは、必要なデータが戻せるかは分かりません。

Q. クラウドを使っていればバックアップは不要ですか？　A. 一律には言えません。サービスの復元機能、保存期間、契約内容を確認し、業務に必要な範囲を満たすか検討してください。

Q. 今データが消えてしまったら、自分で復元を試していいですか？　A. まず作業を止め、社内担当者や契約業者に状況を伝えてください。操作によって状態が変わることもあるため、業務データを上書きする前に手順を確認しましょう。

何から確認すればよいか迷ったら

INTWAKでは、会社のパソコンや共有先、バックアップ・復旧の備えなどを整理する情報漏洩リスク簡易診断をご案内しています。何が保存されているか分からない、担当者がいない、業者に何を聞けばよいか迷う場合もご相談ください。診断と改善作業は別のため、作業が必要な場合は内容と料金を事前にご案内します。

参考資料

IPA：中小企業のためのセキュリティインシデント対応の手引き（バックアップと復元の確認）

IPA：中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン（事業者が取り組む対策の全体像）

確認日：2026年10月27日。保存方法や復旧手順は利用環境や契約内容によって異なります。